特别提醒:进一步核实,正在改办毕业生的报到证信息和档案邮寄信息!!
各学院:
毕业生档案整理和转递工作,是毕业生就业派遣工作的重要环节,事关毕业生的切身利益。根据《关于印发<中南林业科技大学学生档案管理办法>的通知》(中南林发〔2017〕163号)文件精神要求,现将我校2021届本科毕业生档案整理和转递工作有关事项通知如下:
一、档案整理时间
各学院在7月13日前整理好档案,填写好档案整理汇总移交表后,统一移交学校招生就业处后邮寄,联系人:张老师,0731-85623093。
二、档案材料的归档
1.高中档案
2.团员材料
3.党员材料(注意区分党员材料和入党积极分子材料,如果只是入党积极分子就不能在档案袋封面“党员材料”上面划√,只能在“其它”上面划√,是党员的要注明是“预备党员”还是“正式党员”)
4.入学登记表(请务必加盖公章)
5.大学成绩单
6.中南林业科技大学学籍卡(请务必加盖公章)
7.中南林业科技大学学士学位授予决定书
8.各种获奖材料
9.高等学校毕业生登记表(一定要盖学校公章)
10.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书(报到证白联)(国内全日制升学除外)
11.档案材料转递通知单及其它
三、档案的装袋与封口
1.档案整理的整个过程要认真仔细,不能张冠李戴,最好以“学号+姓名”的方式标注,特别注意同名同姓不能装错;
2.封口时再检查一遍封面与内容是否相符,封口后贴上密封条,并在密封条上和下面骑缝处上盖好章(必须是‘中南林业科技大学…’的公章);
3.EMS快递面单上也要盖上公章(快递面单是背胶的,只要撕掉最底层的涂硅保护纸,直接粘贴在EMS信封贴面单处)(见示例);
4.EMS邮寄信封袋封口加密封条并加盖公章(见示例);
5.如果缺高等学校毕业生登记表、大学成绩单和就业通知书(白联,国内全日制升学除外)三项中其中一项,其档案不能寄出,并在档案袋上用铅笔记载好所缺材料。
四、档案材料的分类整理
1.请严格按照学校下发的档案数据库的数据分类,并按照协议书号顺序由小到大整理好,填写好移交单,移交前先联系张老师。
2.在人才市场做代理的,要按人才市场的要求整理,如:湖南省人才,长沙市人才集团和长沙高新区人才必须有个人编号等;湘西州(除吉首市、永顺县、古丈县)都需要开调档函,未及时提交调档函的请在下发的EMS面单右下角处补上调档函上的“个人编号”。
3.认真调阅考取研究生的调档函,大部分院校需在EMS信封袋贴上调档函上的回单;
4.升入本校研究生的档案,请各学院自行移交到毕业生录取学院的研究生档案保管部门;
5.因招生就业处档案室已经撤销,缺材料无法转寄的毕业生档案请各学院自行妥善保管。
五、档案邮寄地址
由学校招生就业处统一打印档案袋贴条和EMS快递面单。
六、其他注意事项
1.档案材料转递通知单的填写:上联是存根,按要求填写,撕下留在学校;中联是转递通知单,要核对档案认真填写学生姓名及档案整理时间;回执是接收档案单位填写并寄回。
2.档案的查询:学校预计7月20日左右以后邮寄毕业生档案,请毕业生大约于8月下旬登录就业信息网查询EMS单号(注意EMS查询期限为一年之内,即2021年7月至2022年7月。)
3.按照要求,我校毕业生档案由EMS快递转寄或者专人送达,原则上不允许毕业生自提。如有特殊原因毕业生需自提的,请毕业生填写《毕业生档案自提申请书》(学校就业信息网-办事指南-常用下载栏目下载)且必须由本人办理。
附件1:中南林业科技大学2021届本科毕业生档案整理汇总移交表.xls
附件2:EMS快递面单盖章示例、档案转递通知单填写示例、档案袋材料目录填写,贴条位置,骑缝章位置等示例
招生就业处
2021年7月6日
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