2026年5月25日 点击人次： 305
各学院：
毕业生档案整理和转递工作，事关毕业生的切身利益。根据《人力资源社会保障部办公厅 教育部办公厅关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》（人社厅发〔2023〕20号）精神要求，现将我校2026届毕业生档案整理和转递工作有关事项通知如下：
一、档案整理时间
各学院在6月底前整理好毕业生档案，移交学校档案馆后统一邮寄。（档案密封条、EMS面单等材料由学校统一发放。为避免扎堆，请提前一天预约档案移交具体时间）
二、档案材料的归档
（一）本科毕业生（必须包括1至8项）
1.高等学校毕业生档案目录（附件1，根据每个学生情况填写好并和档案封面保持一致，加盖档案整理单位公章后装入）
2.高中档案（千万不要丢弃高中档案的档案袋）
3.入学登记表（请务必加盖公章）
4.大学成绩单（请检查是否盖章）
5.中南林业科技大学学籍卡（请务必加盖公章）
6.中南林业科技大学学士学位授予决定书（本科）
7.高等学校毕业生登记表（一定要盖学校公章）
8.高等学校毕业生档案转递通知单（学校会发每个学生的电子转递通知单到学院，学院打印后经办人签字并加盖公章后装入档案）
9.团员材料
10.党员材料（注意区分党员材料和入党积极分子材料，如果只是入党积极分子就不能在档案袋封面“党员材料”上面标记，只能在“其它”上面标记，是党员的要注明是“预备党员”还是“正式党员”）
11.各种获奖材料
12.高等学校毕业生档案转递申请表（湖南籍申请回原籍的学生需填写）
（二）硕士毕业生（必须包括1至8项）
1.高等学校毕业生档案目录（附件1，根据每个学生情况填写好并和档案封面保持一致，加盖档案整理单位公章后装入）
2.攻读硕士学位研究生录取登记表
3.研究生入学登记表（学籍卡）
4.硕士成绩单（加盖成绩专用章）
5.答辩决议书
6.硕士学位授予决议书
7.高等学校毕业研究生登记表
8.高等学校毕业生档案转递通知单（学校会发每个学生的电子转递通知单到学院，学院打印后经办人签字并加盖公章后装入档案）
9.党团组织材料和其他有必要归档的奖励证明材料
10.入学前的学业/人事档案（入学时未调入则无此项）
11.高等学校毕业生档案转递申请表（湖南籍申请回原籍的学生需填写）
（三）博士毕业生（必须包括1至9项）
1.高等学校毕业生档案目录（附件1，根据每个学生情况填写好并和档案封面保持一致，加盖档案整理单位公章后装入）
2.博士报考登记表
3.专家推荐书（两份）
4.研究生入学登记表（学籍卡）
5.博士成绩单（加盖成绩专用章）
6.答辩决议书
7.博士学位授予决议书
8高等学校毕业研究生登记表
9.高等学校毕业生档案转递通知单及其它（学校会发每个学生的电子转递通知单到学院，学院打印后经办人签字并加盖公章后装入档案）
10.党团组织材料和其他有必要归档的奖励证明材料
11.入学前的学业/人事档案（入学时未调入则无此项）
12.高等学校毕业生档案转递申请表（湖南籍申请回原籍的学生需填写）
三、档案的装袋与封口
1.档案整理的整个过程要认真仔细，不能张冠李戴，最好以“学号+姓名”的方式标注，特别注意同名同姓不能装错。
2.封口时再检查一遍封面与内容是否相符，封口后贴上密封条，并在密封条上和下面骑缝处上盖好公章（必须是学院公章或学院学工办公章）。
3.EMS快递面单上也要盖上公章（快递面单是背胶的，只要撕掉最底层的涂硅保护纸，直接粘贴在EMS信封贴面单处）（见示例）。
4.EMS邮寄信封袋封口加密封条并加盖公章（见示例）。
5.本科毕业生档案必须包括高等学校毕业生登记表和大学成绩单，硕士毕业生档案必须包括归档材料的1至8项，博士毕业生档案必须包括归档材料的1至9项，如有缺失，其档案不能寄出，请在档案袋上用铅笔记载好所缺材料，档案留存学院保管。
四、档案材料的分类整理
1.请严格按照学校下发的档案数据库的进行分类。单个邮寄的需要装入EMS转运袋，在规定位置贴上下发的EMS面单，一张A4纸名单对应打包一捆档案。省内部分需要打包统一邮寄的按照一张A4纸名单对应打包一捆档案。填写好移交单（附件2），移交前先联系陈老师。
2.档案寄往在公共人才服务机构的，要按其要求整理，如：湖南省人才、长沙市人才和长沙高新区人才必须有个人编号等；省内部分县市区也需要开调档函。
3.认真调阅考取研究生的调档函，大部分院校需裁剪调档函的回单并粘贴在EMS信封袋上。
4.升入本校研究生的档案，请各学院自行移交到毕业生录取学院的研究生档案保管部门。
5.缺材料无法转寄的毕业生档案和申请档案留校的毕业生档案请各学院自行妥善保管。
6.如果有更改档案转寄信息的，需重新打印EMS面单方可寄出。
五、档案邮寄地址
由学校档案馆统一打印档案袋贴条和EMS快递面单发放给学院。
六、其他注意事项
1.《高等学校毕业生档案转递通知单》电子档由学校发到各学院，自行打印后加盖学院公章放入档案袋，要认真核对学生姓名；回执是接收档案单位填写并寄回。
2.档案的查询：学校预计7月5日开始陆续邮寄毕业生档案，请毕业生大约于8月下旬登录就业信息网查询EMS单号（注意EMS查询期限为一年之内，即2026年7月至2027年7月。）
3.按照要求，我校毕业生档案由邮政EMS快递转寄或者专人送达，原则上不允许毕业生自提。如有特殊原因毕业生需自提的，请毕业生填写《毕业生档案自提申请书》（学校档案馆-资料下载），且必须由本人办理，一切后果由本人承担。
4.对于档案材料不齐全、内容不完整、关键材料未盖章，无转递通知单，无高等学校毕业生档案目录或目录勾选内容与实际材料不符的档案，档案接收单位会拒收，请各学院要严格按照档案规范整理学生档案。
5.联系人：陈老师（85623093）。
附件1、示例：EMS快递面单盖章示例、档案转递通知单填写示例、档案袋材料目录填写、贴条位置、骑缝章位置等示例。
附件2、2026届本科毕业生档案整理汇总移交表
档案馆
2026年5月25日
