2026年5月9日 点击人次： 28276
各学院及2026届毕业生：
根据学校2026届毕业生离校工作安排，确保2026届毕业生档案转递工作的顺利进行，登记档案转递信息通知如下：
一、登记方式
通过全国高校毕业生毕业去向登记系统（以下简称“登记系统”）（https://dj.ncss.cn）登记档案转递信息。具体操作手册见附件1。
二、毕业生登记时间
即日起至5月31日。
三、档案转递类型
（一）签约单位接收、上级主管单位接收
用人单位或者其上级主管单位接收档案，转递信息由毕业生根据协议书约定的实际情况自行填写。
（二）托管单位接收
用人单位不接收档案，将毕业生档案统一托管在公共人才服务机构或者毕业生自己申请到生源地以外的人才服务机构，转递信息填写相应人才服务中心的情况，并在“图像材料”中上传调档函。
特别提醒：托管到湖南省人才、长沙市人才、长沙市高新区人才的毕业生，必须在系统中上传调档函，并在“情况说明”栏中输入“个人编号”否则不能邮寄到相应人才机构。
（三）升学外校接收
国内升学（全日制）到外校的毕业生根据调档函等相关材料填写档案转递信息；录取为非全日制研究生，录取学校如不接收档案，档案可转回生源地。
（四）升学本校接收
升入本校的毕业生，选择“升学本校接收”。
（五）转回生源地
到非公单位就业、灵活就业及暂未就业的转递至户籍地公共就业人才服务机构。
1.湖南省外生源。在选择“档案转递类型”中的“转回生源地”，档案转递信息可根据毕业生生源所在地反显，毕业生可结合反显信息进行核实、修改或补充。注意：若档案转递类型为转回生源地，但档案转递信息并未反显，毕业生需自行联系核实并填写准确信息（参照附件2，填写的必须是核实以后的户籍所在地的公共人才服务机构，切记不能是随便一个公司或者自己家庭地址，这样档案一旦寄出，档案就会变成“死档”）。
2.湖南省内生源。湖南省内各地市州毕业生回原籍档案转寄信息要求必须严格按照附件3要求内容填写。在选择“档案转递类型”中的“转回生源地”，档案转递信息可根据毕业生生源所在地的反显与附件3的内容比对，若不一致的，必须以附件3的要求为准进行修改。如毕业生不按照要求认真填写，其档案将无法正常转递。
注意：湖南省内回原籍地的档案信息根据各地人社部门的要求统一汇总的，毕业生不用去核实相关信息。附件3中要求，省内部分有的人才机构需要提前开调档函，并要在“图像材料”中上传调档函，并在“情况说明”栏中输入“个人编号”否则不能邮寄到相应人才机构，调档函申请方式见附件4。同时根据《关于做好普通高校毕业生档案管理服务工作的通知》（湘人社规〔2023〕8号）中要求，湖南省内生源回原籍的毕业生须填写《高等学校毕业生档案转递申请表》（一式两份）（附件5），并在规定时间提交到学院，并作为档案材料。
3.若生源地有误，请联系学院辅导员老师修改生源地。
（六）档案申请留校
参加西部计划以及离校未就业毕业生，因特殊原因，在和学院提前确认同意以后，可申请学校暂时保管档案。向学院提交档案留校申请书，同时填写《高等学校毕业生档案转递申请表》（一式两份）（附件5），并在规定时间提交到学院，并作为档案材料。
其中，申请学校暂时保管档案的毕业生党员组织关系、团员组织关系、户口的相关问题以党委组织部、校团委、保卫处的答复为准。
特别提示：学校暂时保管档案期限为两年。毕业生档案学校暂时保管期间，档案仅为学籍档案不是人事档案，不计算工龄，不能办理职称评定等业务。学校不受理除就业、升学以外的任何与人事档案有关的事宜（如购房、出国、结婚等证明）。
四、学院审核
学院辅导员登录“登记系统”（https://dj.ncss.cn），根据学生填写信息结合实际毕业生去向情况，在5月31日前审核完毕业生的档案转寄信息，特别要仔细审核需要调档函的公共人才服务机构的信息，操作手册见附件6。
五、学校汇总
学校根据学生填写和学院审核的结果汇总，并以此来邮寄毕业生档案。
六、其他注意事项
1.各学院在5月31日前落实好每位毕业生的档案去向，以便在毕业生离校后能及时完成档案的转寄。
2.按照要求，毕业生档案由EMS快递转寄或者专人送达，原则上不允许毕业生自提。
毕业生档案转寄是毕业生就业工作中的重要环节，工作任务重，要求高，时效性强。全体毕业生要积极配合，各学院要严格按本通知的要求和时间安排，审核整理相关信息，以确保毕业生如期离校，顺利走上工作岗位。
附件：1.全国高校毕业生毕业去向登记系统－登记档案转递信息操作指南（毕业生）
2.省外档案接收单位及联系信息表
3.湖南省内各地市（区）档案转递信息汇总
4.湖南省内公共人才服务机构调档函线上办理流程
5.高等学校毕业生档案转递申请表
6.全国高校毕业生毕业去向登记系统－档案转递操作指南（学院）
档案馆
2026年5月9日
