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关于做好我校2019届本专科毕业生学籍档案归档及邮寄工作的通知
2019年06月17日10:31   浏览:891次  

特别提醒:7月1日以后,个人改办的要进一步核实学生的报到证信息和档案邮寄信息!!

各学院: 

毕业生档案整理和转递工作,是毕业生就业派遣工作的重要环节,事关毕业生的切身利益。根据《关于印发<中南林业科技大学学生档案管理办法>的通知》(中南林发〔2017〕163号)文件精神要求,现将我校2019届本专科毕业生档案整理和转递工作有关事项通知如下:

一、档案整理时间

1.各学院在 7月1日前整理好档案,移交学校招生就业处后统一邮寄,联系人:张老师,0731-85623093。

2.最终移交时间以打印成绩单、档案贴条和EMS快递单时间为准。

二、档案材料的归档

1.高等学校毕业生登记表(一定要盖学校公章)

2.大学成绩单

3.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书(报到证白联)(国内全日制升学除外)

4.高中档案

5.各种获奖材料、党员材料、团员材料

6.中南林业科技大学学籍卡

7.中南林业科技大学学士学位授予决定书

8.档案材料转递通知单及其它

三、档案的装袋与封口

1.档案整理的整个过程要认真仔细,不能张冠李戴,最好以“学号+姓名”的方式标注,特别注意同名同姓不能装错。

2.封口时再检查一遍封面与内容是否相符,封口后贴上密封条,并在密封条上和下面骑缝处上盖好章(必须是‘中南林业科技大学…’的公章);

3.EMS快递面单上也要盖上公章(快递面单是背胶的,只要撕掉最底层的涂硅保护纸,直接粘贴在EMS信封贴面单处);

4.如果缺高等学校毕业生登记表、大学成绩单和就业通知书(白联, 国内全日制升学除外)三项中其中一项,其档案不能寄出,并在档案袋上用铅笔记载好所缺材料。

四、档案材料的分类整理

1.请严格按照学校下发的档案数据库的数据分类(下发时间另行通知),并按照协议书号顺序由小到大整理好;

2.在人才市场做代理的,要按人才市场的要求整理,如:有的人才市场要粘贴调档函上的三角标;长沙市人才和长沙高新区人才必须有个人编号等;

3.认真调阅考取研究生的调档函,部分院校需在EMS信封贴上调档函上的回单;

4.升入本校研究生的档案,请各学院自行移交到毕业生录取学院的研究生档案保管部门;

5.办理了省中心托管手续的毕业生

因政策调整原因,省中心只托管毕业生档案,不受理党员组织关系和落户;

学院整理好毕业生档案后,还需提交毕业证复印件、身份证复印件。

6.因招生就业处档案室已经撤销,缺材料无法转寄的毕业生档案请各学院自行妥善保管。

五、档案邮寄地址

由学校招生就业处统一打印档案袋贴条和EMS快递面单。

六、其他注意事项

1.档案材料转递通知单的填写:上联是存根,按要求填写,撕下留在学校;中联是转递通知单,要核对档案材料认真填写;回执是接收档案单位填写并寄回。

2.档案的查询:学校预计7月15日左右以后邮寄毕业生档案,请毕业生大约于8月10日后登录就业信息网查询EMS单号(注意EMS查询期限为一年之内,即2019年7月至2020年7月。)

3.按照要求,我校毕业生档案由EMS快递转寄或者专人送达,原则上不允许毕业生自提。如有特殊原因毕业生需自提的,请毕业生填写《毕业生档案自提申请书》(学校就业信息网-服务指南-常用下载栏目下载)且必须由本人办理。

 

附件:EMS快递面单盖章示例、档案转递通知单填写示例、档案袋材料目录填写,贴条位置,骑缝章位置示例

招生就业处

2019年6月17日


档案袋封面.jpg